Como Gerenciar as Notas Ficais Eletrônica?

Por mais que as notas fiscais eletrônica diminuía o fluxo de papeis, o tempo de processo e libera espaço dentro da empresa, é preciso saber como gerenciar as notas ficais eletrônicas.

Visto que, os documentos ficam armazenados no computador ou na nuvem, á importante organizá-las e padronizar os processos para facilitar o manuseio.

Ao gerenciar as notas fiscais eletrônicas você garante uma série de benefícios, por exemplo, aumento da produtividade da empresa, redução de custos com trabalhos trâmites.

Além disso, diminui as margens de erros e auxilia no controle da informação.

Fazer a gestão das notas fiscais de forma eficiente é ideal para facilitar a contabilidade do negócio, por isso, separamos esse guia rápido para que possa entender como gerenciar as notas fiscais eletrônicas.

Nota Auxiliar Impressa

O DANFe é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica tem como propósito de resumir as informações da nota fiscal.

Apesar desse documento não ter validade jurídica, ele possui a chave de acesso do documento XML, ou seja tem a sequência de 44 dígitos.

Logo, deve ser impresso para acompanhar o frete do produto na jornada até o cliente.

Arquivo XML

O arquivo XML da nota fiscal tem validade jurídica, sendo enviado automaticamente para a Secretaria da Fazenda por meio de um software emissor como é o caso do Nota Varejo.

Desse modo, o documento não precisa ser impresso e é enviado por e-mail ao cliente.

Para a organização dos arquivos armazene em pastas e subpastas. Separando por categoria, por exemplo:

• Notas de entrada: Acompanham as compras realizadas pela organização;
• Notas de saída: São emitidas quando a venda é efetiva.

Tempo de Armazenamento

O arquivo XML deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, mais o ano corrente, visto que, caso não cubra as normas pode ter sérios problemas com fiscalização, resultando no pagamento de multas.

Além disso, armazenar os registros por esse período de tempo pode favorecer sua empresa, se for preciso consultar dados passados.

Logo, adote plataformas que armazene as notas de forma segura e ordenada.